こんにちは！
GOBLIN.ブログ編集部インターンの小澤です！
そろそろ送別会の話も出始めるシーズンですね。
一緒に働いた時間の苦労や楽しさを分かち合い、新たな門出を祝う大切な機会です！
送別会の幹事を初めて任され、「何をしたらいいかわからない」とお困りの方も多いはず。
そんな悩める幹事さん必見。
今回は、固すぎず且つスムーズな進行を行うための方法をお伝えします！
幹事を任されたら、まずは日程調整から。
主役や管理職の方が来られる日の中から、3〜5日程度に候補日を絞りましょう。
候補日を絞ったらアンケートをとり、来られる人が一番多い日に決定します。
最近では日程調整ツールなどを使う人も多いので、そういった便利なツールも活用していきましょう！
日程が決まったら会場選び。なるべく会社近くのアクセスの良い店を選びましょう。
値段は3,500〜4,000程度が理想です。
しかし、最も重要と言っていい会場選びをサイトの情報だけで決めると失敗につながるケースも……。時間があれば下見に行くのがいいでしょう！
その際には、場所のわかりやすさ・BGMの大きさ・ドリンクの種類・料理の提供時間・コースの値段・席の広さ・店内の明るさ・二次会に使えそうな店が近くにあるかどうか、以上の８点をチェックし、気になったところはメモをしておきましょう！
12月や3、4月は宴会シーズンのため、大人数の場合は1か月前には予約をしておくと安心です♪少人数の場合も、少なくとも1週間前には予約をしておきましょう！
日程と場所が決まったら、主役の方に招待状、参加者の方には案内状を送ります。
招待状には・目的・日時・場所・地図を記載します。封書で手渡しですと温かみがあって貰う方も嬉しいはずです♪
案内状には招待状の内容にプラスして会費と参加可否のアンケートを記載します。招待状はメールでOK。見落とされることのないよう、分かりやすい件名、本文を心がけましょう。
当日は、主に幹事が司会進行を兼任しますが、乾杯の音頭や挨拶は誰が行うのか、プレゼントはどうするのかを決める必要があります。ですが、全て自分一人で行う必要はありません。主役の同僚の方や上司などに挨拶をお願いしたり、自分の同僚にプレゼントの買い出しを頼んだりなど、周りの人を頼りましょう！
その際には1週間前には依頼できると、頼られる側も快く受け入れてくれるでしょう。
大人数での場合、気づかないうちに中座する人がいる場合もあります。
スムーズに会を進めるためだけでなく、お金のトラブルを避けるためにも前日までに集金しておくと良いでしょう！
こういった会では、どこに座るかでグダグダしてしまう場合が多いですよね……。
下見に行った場合、部屋の構造を確認しながらあらかじめ席を決めておきましょう！
席次マナーや、喫煙者、非喫煙者で分けるなど、参加者の方が気持ち良く楽しめるような配慮ができると尚良いですね！
ファーストドリンクは始まる前に注文しておくと開始がスムーズになります。
メモを用意し、素早く全員の元にドリンクが渡るように心がけましょう！
しかし、幹事は当日、入り口付近にスタンバイし出席確認も行わなければなりません。
あらかじめ同僚にドリンクの注文をお願いしておくなどして、負担を減らしておくことも大切です！
当日の司会進行は、スムーズに行うために最も重要です。
開始が遅れれば遅れるほどダラダラとした雰囲気になってしまうため、できる限り定時での開始を心がけましょう。
幹事は仕切りと開始の挨拶、締めの挨拶を行います。
挨拶は15秒程度で簡潔に、堅苦しくならないように心がけましょう！
2次会の場所が決まっている場合は、締めの挨拶の際に告知ができると移動がスムーズになります。決まっていない場合でも、近くにあるお店を提案できると良いですね！
いかがでしたでしょうか？
いきなり幹事を任されると不安かもしれませんが、成功すれば段取りやコミュニケーション力の評価に繋がります！
疲れた顔を見せず、終始笑顔で明るく振舞うことを忘れないようにしましょう♪
少しでもこの記事がお役に立てれば嬉しいです！
GOBLIN.では、送別会でもご利用いただけるスペースを数多くご用意しております。
会場を決める際には是非是非、ご検討ください！
050-5443-5454
