同窓会が開催されることになり、幹事を任された方は、色々な準備が必要です。
同窓会では、大人数を集めることになるので、皆が楽しめるように成功させたいもの。そのためには、適切な順序を追って、準備を進めていくことが求められます。
幹事を任された瞬間から、同窓会を無事に終えるまで何をすればいいのか、時系列順にご紹介します。
同窓会をすることになったら、まずは幹事メンバーの招集、スケジュールの決定が必要です。
この事前準備を徹底させることで、後々の準備がスムーズになります。
幹事を任されたら、まずはメンバーを集めましょう。幹事メンバーは、1クラス2名ほど（なるべく男女1名ずつ）にお願いし、さらにその中で、代表幹事1～2名を選抜しておくといいでしょう。
また、生徒会長、部活のキャプテン、当時人気のあった人物などをメンバーに入れると、参加者が集まる確率が高くなります。
幹事メンバーが揃ったら、同窓会について打ち合わせをするために、幹事会を開催しましょう。この幹事会を開くことで、幹事メンバーのモチベーションが上がり、同窓会の成功率が良くなるのです。
打ち合わせでは、同窓会のコンセプト、開催日、開催までのスケジューリングを中心に話し合います。
特に、開催日の決定はとても重要です。一般的に、同窓会の準備期間は4ヶ月月～半年程度が適度な期間だとされています。
開催日を決定したら、そこから逆算して、次の作業を進めていきましょう。
同窓会までの準備日程 ・3ヶ月前：会場・会費の最終決定 ・2ヶ月前：案内状発送 ・3週間～1ヶ月前：出欠締切日、幹事メンバーで最終打ち合わせ
幹事メンバーやスケジュールを用意できたら、次は会場を決めます。一言で同窓会の会場と言っても、その種類や形式には様々な種類があるのです。
また、会場を決めると、必要経費が明確になるので、同窓会にかかる予算を算出しましょう。
会場の種類や形式は、同窓会のコンセプトによって決められます。公式感を出すのならホテルなど豪華な場所が良いですし、カジュアルに楽しむなら、レストランやレンタルスペースでも開催できます。
また、参加者の年齢層によっても、立食形式か、それとも一部は着席形式にするのかなど、会場のレイアウトも考えることが大切です。
ある程度イメージが固まったら、実際に会場へ行ってみて、綿密にリサーチしましょう。
会場の下見をして、条件にあった会場を見つけたら、正式に予約をします。
その際、同窓会会場で確認しておきたいのは、突然人数に変更があっても、寛容に受け入れてくれるか、といった点です。
同窓会は、ドタキャンが発生することも多いので、当日の人数を予測するのが難しいのです。この点は、事前に会場の担当者と相談しておきましょう。
会場が決定した段階で、同窓会にかかる費用を算出します。
会場料金、案内状の印刷・発送、当日の備品などを全て割り出し、参加者から徴収する金額を決定しましょう。
一般的な同窓会会費の相場は、6,000～10,000円とされています。また、20人未満の小規模な会なら、4,000～5,000円でも開催できるとされています。
同窓会の日程や、必要経費など、案内状に記載できる準備が整ったら、次は案内状の作成・発送の作業に入ります。その際、住所不明の参加者もいるので、新しい住所にアップデートする工程も大切になります。
案内状の発送を行う場合、まず参加者の名簿を、PCに取り入れてデータ化しましょう。ここでデータ化しておくと、案内状の印刷が簡単ですし、当日の同窓会名簿を作成するのにも便利です。
名前と住所をリストにしたら、住所情報をアップデートすることが必要です。幹事メンバーが総出になって、電話やメールで、住所の確認作業を進めていきましょう。
案内状を送ると同時に、SNSやアプリなどを活用して、同窓会の告知を進めてみましょう。現在は、ほとんどの方がインターネットを利用しています。そのため、住所不定で案内状が送れなかった同窓生にも、インターネット上で情報が届く可能性があります。
出欠方法は、案内状の返信など、一つの方法に定めていると思います。
しかし、参加の返事は、案内状やSNS、電話、メールなど、様々な手段から得られることが多いのです。
そのため、集まった出欠情報は幹事メンバーで一元管理することが必要です。なおかつ、全員で共有できるインターネット上のサービスを利用しましょう。
ここまでの作業を進めたら、同窓会まであともう少しです。せっかくの同窓会なので、ぜひ沢山の同窓生に足を運んでもらいたいものですね。同窓会の開催前までに、幹事メンバーで参加者の集客を進め、当日の進行を再確認しておきましょう。
出欠表明を管理したり、SNSで情報発信したりする中で、連絡先の分からなかった同窓生を見つけることがあるようです。その場合、幹事メンバーからコンタクトをとり、直接お誘いの連絡をしてみましょう。
こうした小さな積み重ねが、参加率アップに繋がるのです。
幹事メンバーは、同窓会当日にも沢山のお仕事があります。その事前準備や見落としが無いか、また当日のプログラムや進行について、メンバー間で相違はないか、確認が必要です。
できれば、全員で集まって、最終確認の時間を設けましょう。
同窓会も無事に終了したら、最後に、撮影した写真の整理を行いましょう。
同窓会は、何度も開催できるものではないので、とても記念になる写真です。無料フォトアップサイトなどを利用して、インターネット上に公開しておくのが便利です。
この際、見知らぬ方に見られないように、閲覧ができる公開範囲などを、限定しておくといいですね。
同窓会は、昔の友人と集まれる貴重な会です。
幹事の方は沢山のお仕事があるので、本当に大変です。それでも、同窓生の楽しそうな顔や、感謝の気持ちを伝えられると、とても嬉しいもの。
幹事メンバーで協力しながら、同窓会までの準備期間を適切に進めれば、同窓会は大成功できるといえます。せっかくの同窓会なので、幹事メンバーも楽しみながら頑張りましょう。
050-5443-5454