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レンタルスペースを選ぶときの12個のチェックポイント

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レンタルスペースは、会議やイベントなどの用途で使用できる、とても便利な貸しスペースです。最近では、おしゃれな内装や、備品のレンタルサービスも充実していて、利用できる用途も増えてきました。

しかし、利用したくても、どのように選べばいいのか分からず、判断基準にお困りの方がいるかもしれません。そこで、今回はレンタルスペースを選ぶ際に、確認しておきたいチェックポイントをご紹介いたします。

■レンタルスペースとは?

レンタルスペースとは、利用者の用途に合わせて、スペースを時間貸ししているサービスです。その多くは、時間単位や日にち単位で貸し出しているので、仕事の会議やパーティはもちろん、ワークショップやイベントにも使用できます。

最近のレンタルスペースは、内装やプランなどが多岐にわたっているため、それぞれの目的や用途によって、サービスを選ぶ必要が出てきました。

■レンタルスペースの種類は大きく分けると2つ

レンタルスペースの種類は、大きく分けると、「会社で運営している」「個人で運営している」の2つに分けることができます。最初に、この2つの特徴を把握しておきましょう。

1. 個人が運営しているレンタルスペース

個人運営のレンタルスペースは、自宅の一部や、リノベーションした古民家を開放していることが多いです。この場合、住宅ならではの、アットホームな雰囲気の空間で過ごせるところが魅力です。

しかし、自宅や古民家を利用していることもあり、設備面ではやや劣っていることがあるようです。

 

2. 会社が運営しているレンタルスペース

会社や企業が運営しているレンタルスペースは、ビルの一室や、最初からレンタルスペース用に作られた空間を、開放していることがほとんどです。設備面では、誰でも使いやすいように改装されていたり、大人数でも収容できたりするのが特徴といえます。

また会社運営ということで、予約や問い合わせをする上で、スタッフのサービスが親切なのもポイントです。ただし、設備やサービスが充実している分、利用料金が割高なこともあるようです。

 

 

■レンタルスペースは、まずは場所や設備をチェック

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レンタルスペースを、どのような用途で使うにしても、必ず参加者をお招きするかと思います。そのため、誰でも訪れやすいアクセスの良さや、利用しやすい設備が整っているかなど、施設面の確認が必要です。

 

3.立地やアクセスの良さ

場所を確認するときは、駅から近い場所や、分かりやすい場所を選ぶようにしましょう。アクセスが良い場所を選ぶことは、参加者の負担を軽減させることに繋がります。

特に、仕事目的で使用する場合は、遠方から来る参加者がいるかもしれません。その場合、複数路線が通る、ターミナル駅に近いレンタルスペースを選ぶのが良いでしょう。

その他、周辺に飲食店があったり、日用品が買えるコンビニやスーパーがあったりすると便利です。

 

4.スペースの大きさや設備は充実しているか

レンタルスペースを探す前に、予め参加人数や希望の面積を明確にしましょう。

それを踏まえて、どれくらいの人数が収容できるか、テーブルやイスの備え付けはあるのか、また必要に応じて増やしたり退かしたりすることが可能かなど、用途に基づいて確認しましょう。

特に設備面では、レンタルスペースを借りる用途によって、必要なものに違いがありますよね。仕事目的なら、テーブルやイスの他、ホワイトボードやプロジェクター、マイクなど、会議する上で必要な備品があるか確認しましょう。

その他にも、トイレの清潔さも重要かもしれません。大勢で料理を楽しむなら、キッチンの使い勝手の良さも重要です。

必要な設備と、その優先順位を明確にしておくことが大切です。

 

■利用料金の金額や支払い方法もチェック

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レンタルスペースを借りる上で、利用料金は明確にしておきたいもの。

利用料のほかにも、備品レンタル料の有無、支払い方法やタイミングが、各運営会社によって異なります。利用前に確認が必要です。

 

5.利用料金が明確か

レンタルスペースの利用料金を確認するには、まずはWEBサイトの料金表を見てみましょう。実は、料金体系が分かりやすいサイトは、充実したサービスを心がけている会社が多いのです。

お客様に、安心や信頼感を持っていただけるように、手間暇を惜しまず、会社の顔でもあるWEBサイトを分かりやすくしています。

その一方で、WEBサイト上の料金体系が、分かりづらい場所に書かれている場合は注意が必要かもしれません。

 

6.支払い方法が明確か

利用料の支払い方法も、銀行振込、クレジット払い、コンビニ決済、当日の現金払いなど、運営会社によって様々です。特に、個人運営の場合は、イレギュラーな支払い方法があるので、しっかり確認しておきましょう。

その他、別途手数料が必要なのかも、見落としがちなポイントです。

 

7.販売手数料は生じるのか

運営会社によっては、開催したイベントの参加費や、物販を行った場合の売上から、手数料を徴収するところもあります。利用後のトラブルなどを防ぐためにも、事前の確認をオススメします。

 

8.キャンセル料は生じるのか

予約をした後に、やむを得ずキャンセルする状況になることがあるかもしれません。基本的にキャンセル料は、キャンセルの状況、キャンセル日などよって変化します。念のため、キャンセル方法、キャンセル料が発生する日数、それにかかる料金は確認しておきましょう。

 

■サービス面も大切なチェックポイント

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9.スタッフの対応は親切か

レンタルスペースを利用する際、運営会社のスタッフの対応も、チェックポイントとして見ておきましょう。予約の電話をした際に、希望する用途に合ったスペースを紹介してくれるなど、親身に相談に乗ってくれるのは、とても重要な判断基準です。

 

10.ケータリングサービスは付いているか

ケータリングを呼べるレンタルスペースなら、例えばスペースで会議を行ったあと、移動せずに飲み会ができるのでとても便利ですよね。更に場所によっては、独自のケータリングつきプランを提供してくれるところもあります。ケータリングの美味しさにもこだわっているところを選べば、参加者の方にも喜ばれ、会議やイベントの満足度にも繋がるでしょう。

 

11.利用までの手続き

レンタルスペースは、お手軽に安心して利用できるところが魅力です。そのため、利用までの手続きも、できる限り手間のかからない方法にしている会社を選びたいもの。

問い合わせ・予約をしてから、利用を終えて退室するまで、一連の流れの中に特殊な手続きが必要無いかどうか確認しましょう。

 

12.費用対効果があるか

会議やイベントなどの主催者にとって、レンタルスペースを借りることによる、費用対効果を検討しておくことも重要なポイントです。

これまでの11個のポイントをチェックし終えたら、レンタルスペースの立地、設備、利用料金などを総合的に評価し、他社と比較してみることも大切です。

 

■まとめ

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レンタルスペースを借りるには、行おうとしているイベントの規模、必要な設備、予算などを明確にすることが大切です。

とはいえ、これら全てを利用前から明確にすることは困難ですし、実際その場所に行ってみなければわからないこともあるでしょう。

そんなときは、まずは電話をして、希望日と使い方のイメージを伝えてみましょう。レンタルスペースのことを熟知しているスタッフならではの視点によって、あなたに最適なスペースとプランが見つかることでしょう。